Quelles sont les mentions obligatoires sur documents commerciaux ?

Très souvent, les entreprises se mettent en défaut parce qu’elles n’appliquent pas les textes à propos des mentions obligatoires sur divers documents ou sites Internet. Dans cet article, qui peut vous servir de memento, nous nous proposons de vous faire une liste non exhaustive des obligations qu’ont les entrepreneurs et indépendants en matières de documents commerciaux, publicitaires et sites Internet. Une partie de ces obligations est  définie par l’article 78 du Code des sociétés.

Les documents commerciaux

Pour les documents en général (y compris les emails envoyés par l’entreprise !), ceux-ci doivent faire mention :

  • des informations sur le vendeur à savoir son nom ou sa raison sociale, sa forme juridique (sprl par exemple) et son adresse
  • du numéro d’entreprise du vendeur
  • du numéro de TVA (ou numéro d’entreprise pour les non assujettis)

Bien que le numéro de compte bancaire ne soit pas une mention obligatoire, il est évident qu’il est important de l’indiquer également.

Pour les factures et documents semblables, les éléments suivants doivent apparaître :

  • l’objet du document. Exemple : Facture, Note de crédit, … (en effet il y a plein d’autres documents)
  • les dates : la date de l’établissement de la facture (ou la date du fait générateur ou de l’encaissement si cette date est déterminée et différente de la date de la facture); la date d’échéance de la facture
  • le numéro de la facture (privilégiez une numérotation « logique » telles que 2017001,2017002, … et non une date par exemple)
  • les informations sur l’acheteur : son prénom, son nom ou raison sociale, son adresse et son numéro de TVA (ou numéro d’entreprise pour les non assujettis)
  • la description des biens ou services fournis ainsi que la(les) quantité(s) le cas échéant
  • la base de calcul de la TVA par taux applicables selon les catégories de biens ou services
  • les taux et montants de la TVA
  • le montant total de la facture (ou note de crédit)

Cas particuliers : Notez qu’il existe d’autres obligations selon que vous ayez une entreprise en régime de franchise de la TVA, que vous vendiez des biens d’occasion, que vous soyez soumis au régime particulier des agences de voyage, que vous travaillez dans le secteur de la rénovation-construction, ….

C’est l’occasion de rappeler que la facture doit être établie au plus tard le 15ème jour ouvrable du mois qui suit celui au cours duquel le fait générateur de la TVA est intervenu (c’est-à-dire lorsque le bien a été livré, la prestation de service exécutée ou le paiement reçu lors d’un acompte par exemple).

Documents publicitaires

Les entreprises proposent divers documents à des fins commerciales (cartes de visite, papiers à en-tête, enveloppes, …). Ces documents doivent aussi comporter diverses mentions obligatoires au regard de la loi :

  • les coordonnées de l’imprimeur responsable sauf pour les cartes de visite, les papiers à en-tête, les enveloppes et cartes d’adresse ou d’invitation.
  • les informations sur l’entreprise : son nom ou sa raison sociale ainsi que son numéro de TVA (ou numéro d’entreprise pour les non assujettis)
  • la mention « Ne pas jeter sur la voie publique. » (sauf pour les cartes de visite, les papiers à en-tête, les enveloppes)

Site Internet

Des études montrent qu’une majorité de sites internet ne sont pas en règle avec la législation.

Il faut distinguer deux cas de figure selon que vous ayez un site de présentation ou un site destiné à la vente en ligne. Le cadre de la vente en ligne est particulier et a été règlementé en 2014. Vous trouverez toutes les informations à ce propos via ce lien (PDF). Pensez également à ajouter l’acceptation des cookies devenu aussi obligatoire.

Le site internet de présentation est soumis aux mêmes obligations que les documents commerciaux. Nous vous renvoyons donc à la liste reprise ci-dessus. A cette liste, vous devez ajouter une adresse email valide. Un simple formulaire ne suffit pas.

Véhicules, point de vente, …

Le numéro d’entreprise est aussi votre numéro de TVA si vous êtes assujettis. Il permet aux autorités d’identifier votre entreprise. Vous devez donc spécifiquement l’indiquer sur, en plus de ce qui est repris ci-dessus, une série de supports dont :

  • les courriers que vous échangez avec les diverses administrations
  • les bâtiments et les étals que vous utilisez dans un cadre professionnel
  • les véhicules utilisés sur les marchés, par les travailleurs des entreprises de construction et par les entreprises de nettoyage

Prudence

Si vous ne respectez pas ces obligations, l’administrateur de la société pour être tenu responsable des engagements pris par la société. Les cocontractants pourraient être solidaire de certains dettes fiscales. L’administration pourrait rejeter certaines dépenses ou déductions. Des amendes salées pourraient être réclamées.

Soyez donc attentifs !
Sources

http://blog.sedlex.be/?p=7

http://www.awt.be/web/ebu/index.aspx?page=ebu,fr,foc,100,202

http://jedebute.be/questions-starters/ou-dois-je-mentionner-mon-numero-dentreprise

2017-06-29T10:27:42+01:005 mars 2017|

About the Author:

Licenciée en Sciences Economiques de l'ULB et Comptable Fiscaliste agréé IPCF