Contrôle fiscal : les 8 règles de base

Alors que 2024 démarre avec son lot de défis, le fisc est aux aguets et ne tolère plus aucun écart en cas de contrôle fiscal ! C’est le moment idéal pour un petit rappel amical des 8 règles de base à ne pas oublier.

Au sommaire :

  1. Quels sont les frais que vous pouvez déduire ?

  2. Vos frais sont-ils déductibles à 100% ?

  3. Comment régler vos frais sans vous attirer les foudres du fisc ?

  4. Mes clients peuvent-ils me payer en liquide ?

  5. Que dois-je faire lorsqu’un client me verse un acompte ?

  6. Quelles sont les 2 règles importantes à retenir pour les travaux immobiliers (secteur de la construction, du nettoyage, etc.) ?

  7. Que dois-je faire si j’achète ou je vends un bien à l’étranger ?

  8. Comment puis-je arrêter mon activité ?


1. Quels sont les frais que vous pouvez déduire ?

Une dépense n’est pas qu’une sortie d’argent. C’est votre passeport pour réduire vos impôts, à condition qu’elle serve à générer ou à maintenir vos revenus professionnels. Mais attention, le simple fait de payer ne suffit pas. Vous devez nous fournir des preuves en béton : factures, tickets, souche TVA pour vos frais de restaurant. Une preuve de paiement, toute seule, ne fait pas le poids !

⚠️ Les documents que vous nous confiez seront considérés d’emblée comme professionnels. En cas de contrôle fiscal, si le fisc décide de rejeter une dépense, c’est vous qui en porterez la responsabilité.


2. Vos frais sont-ils déductibles à 100% ?

Tous les frais ne sont pas égaux devant les yeux du fisc !

  • Certains, surtout ceux à caractère mixte (professionnel et privé), nécessitent un traitement spécial. Pour ces dépenses, nous devons séparer le professionnel du privé, sous forme de rejet fiscal ou d’avantage en nature (ATN) pour les activités en société. Ex. : GSM, Internet, ordinateur, eau, gaz, électricité, frais de voiture, … la liste est longue.
  • Certains frais (mixtes ou non) font également l’objet d’un rejet fiscal total ou partiel (DNA = dépense non admise). Ex. : les frais de restaurants et de réception, les frais de voiture, les cadeaux d’affaires, les chèques repas et éco-chèques, les amendes de roulage, les amendes et intérêts de retard ONSS et TVA, etc.

Plus d’infos sur les « frais de restaurant », cliquez ICI    

Plus d’infos sur les « cadeaux d’affaires », cliquez ICI

👉 Petit rappel : les dépenses de restaurant ou de sandwicherie pour une personne seule ne bénéficient pas de déduction fiscale car le fisc considère que cette dépense est privée (chacun doit manger).

👉 Pour garder une comptabilité claire, veillez à séparer vos dépenses personnelles de vos dépenses professionnelles. L’idéal ? Demander deux factures distinctes lorsque vous faites des dépenses privées et professionnelles chez un même fournisseur.


3. Comment régler vos frais sans vous attirer les foudres du fisc ?

👉 La règle d’or : Utilisez votre compte pro pour toutes vos dépenses. Pourquoi ? Parce que si le fisc découvre que vous payez avec votre compte perso, il pourrait bien le transformer en compte pro par magie… et vous savez ce que ça signifie ? Un contrôle fiscal minutieux de votre compte « soi-disant » privé !

📚 Petit rappel amical : Gardez une trace de tous vos documents pendant une décennie. Oui, vous avez bien lu, 10 ans ! Et cela inclut vos extraits bancaires, même si vous exercez en personne physique et que nous ne les comptabilisons pas. Ils vous seront toujours demandés en cas de contrôle fiscal (sous format pdf et/ou csv). Nous vous conseillons de télécharger et de conserver vos extraits bancaires sous format pdf et csv. C’est comme une assurance contre les mauvaises surprises fiscales.

💵 Et pour les paiements en espèces ? Ne jamais dépasser 3.000€.

🏢 Vous exercez en société ? Voici le deal : Intégrez tous les frais non réglés via le compte pro dans une note de frais reprenant les dépenses de manière détaillée et en joignant les justificatifs. C’est le seul moyen de les rendre déductibles et de vous faire rembourser ! Cerise sur le gâteau, en fin d’année, nous devons établir une fiche fiscale spéciale pour ces dépenses et la joindre à votre déclaration d’impôts personnelle.


4. Mes clients peuvent-ils me payer en liquide ?

Absolument, mais gardez à l’esprit que ces paiements en espèces ont leurs limites – pas plus de 3.000€.

👉 Le « détail » qui change tout : Dès que vous percevez des montants en liquide, vous avez alors l’obligation de tenir un journal de caisse. Et cerise sur le gâteau, vous avez également l’obligation de tenir un journal de recettes si vous n’émettez pas de facture pour l’ensemble de vos clients.

🔍 Besoin de creuser le sujet ? N’hésitez pas à nous contacter ou consulter notre article sur le « paiement en espèces », cliquez ICI


5. Que dois-je faire lorsqu’un client me verse un acompte ?

Dès qu’un client dépose un acompte entre vos mains, le compteur de la TVA se met en marche. Il est crucial, à ce moment précis, de générer une facture d’acompte officielle. Ce document doit refléter le montant versé, qui sera ensuite soustrait du total de la facture finale.


6. Quelles sont les 2 règles importantes à retenir pour les travaux immobiliers (secteur de la construction, du nettoyage, etc.) ?

  1. L’obligation de retenue
    Pour tous les maîtres d’œuvre, qu’ils soient donneurs d’ordre, entrepreneurs ou sous-traitants naviguant dans l’univers des travaux immobiliers, une vérification s’impose : vos partenaires ont-ils soldé leurs dettes fiscales et sociales ? C’est un peu comme s’assurer que votre équipage est prêt avant de lever l’ancre.👉 En pratique : À chaque règlement de facture, vérifiez, imprimez et archivez la preuve que vos complices de chantier sont en règle avec l’ONSS et le fisc.🔍 Pour plus d’info cliquez ici
  2. Les taux de TVA applicables et mentions spéciales sur vos factures de vente
    Lorsque vous appliquez un taux de TVA de 6% ou de 0% (autoliquidation) sur vos factures, vous devez indiquer une mention spéciale sur la facture pour couvrir votre responsabilité en cas de mauvaise application du taux. Pour plus d’info sur ces mentions, consultez notre article en cliquant ICI.

⚠️ Pour le secteur du nettoyage, seuls les taux de 21% et de 0% peuvent être appliqués. Le taux réduit de 6 % n’est pas admis !


7. Que dois-je faire si j’achète ou je vends un bien à l’étranger ?

Vous devez prendre contact avec nous afin de déclarer l’achat ou la vente dans les 4 mois maximum.

🔍 Pour plus d’info cliquez ICI


8. Comment puis-je arrêter mon activité ?

Si vous envisagez de mettre un terme à votre activité, suivez cette checklist pour vous assurer que rien ne soit laissé au hasard :

  • Clôture du Statut d’Indépendant : Prenez contact avec votre caisse d’assurances sociales pour officialiser la fin de votre statut d’indépendant.
  • Dernière Déclaration de TVA : Il faut soumettre une ultime déclaration de TVA comprenant si besoin des régularisations avant de clôturer votre numéro de TVA.
  • Listing Clients : Dans les trois mois suivant votre cessation, il faut déposer le listing de vos clients de l’année en question.
  • Suppression de votre Numéro de TVA : Il faut désactiver votre numéro de TVA.
  • Notification à votre Mutuelle : Informez votre mutuelle de votre changement de statut.
  • Assurances : Contactez votre courtier d’assurances pour résilier ou ajuster vos contrats d’assurance professionnelle (Responsabilité Civile Professionnelle, Pension Libre Complémentaire pour Indépendants, Engagement Individuel de Pension, assurance de revenus garantis, etc.).
  • Notification à la Banque : Communiquez avec votre banque pour mettre fin aux versements anticipés. Et planifiez la suppression de votre compte professionnel une fois que toutes vos obligations financières seront réglées (remboursement de crédits, paiement des dettes fournisseurs) et que vous aurez encaissé l’intégralité de vos revenus (recouvrement des factures clients).

👉 Conseil d’Or : Le meilleur reflex ? Contactez votre bureau comptable pour une vérification croisée. Ils vous aideront à veiller à ce que chaque détail soit pris en compte et que votre cessation d’activité soit traitée avec soin et conformité.

 

Nous sommes à votre entière disposition pour toute question ou précision supplémentaire dont vous pourriez avoir besoin.

 

2024-02-08T10:49:26+01:0031 janvier 2024|

About the Author:

Licenciée en Sciences Economiques de l'ULB et Expert-comptable Fiscaliste ITAA